Más allá de la tecnología: acompañando la digitalización en el sector transporte
¿Qué implica gobernar y planificar el transporte? Las instituciones, ministerios y agencias de transporte de la región cumplen múltiples funciones complejas: su papel puede ir desde la planificación del futuro para sistemas de transporte sostenibles al servicio de la población, hasta funciones regulatorias o administrativas fundamentales para organizar y garantizar el flujo eficiente de bienes y personas. La planificación, construcción, mantenimiento y financiamiento de las infraestructuras físicas, así como la supervisión y adaptación de los montajes institucionales y sistemas administrativos que las respaldan, requieren de diversos tipos de recursos humanos, financieros y tecnológicos.
Esta gobernanza compleja de los sistemas de transporte también ha tenido que adaptarse a los nuevos paradigmas que trae la digitalización. Las instituciones de transporte de la región han incorporado las tecnologías básicas como la ofimática, digitalizando progresivamente sus datos, sus procesos y sus canales de atención, y en menor proporción herramientas más avanzadas como la analítica de datos y otras tecnologías emergentes. En general las instituciones públicas de transporte de América Latina todavía tienen camino por recorrer, de hecho, según una encuesta realizada por el BID en 2022, el 40% de estas organizaciones no contaba con una estrategia de transformación digital.[1]
La transformación digital de las instituciones de transporte tiene beneficios claros, ya que permite prestar servicios de manera más eficiente, transparente y oportuna, y reduce posibles riesgos al preparar el despliegue tecnologías emergentes.
Pero la digitalización ha avanzado a distintos ritmos en la región, con amplias diferencias entre países y sectores, así como con diferentes niveles de adopción de tecnología dentro de las instituciones. Generalmente, las funciones relacionadas con la prestación de servicios de infraestructura y transporte tienden a estar separadas dentro de las instituciones, distribuidas en diferentes viceministerios, agencias o departamentos que agrupan áreas misionales funcionalmente aisladas. Estos silos pueden generar descoordinación, lo que resulta en datos dispersos, duplicación de esfuerzos, posiblemente afectando la productividad y aumentando la burocracia, eventualmente disminuyendo la calidad de los servicios prestados a la ciudadanía. Estos silos también están presentes en materia de tecnología, con compra de programas y hardware poco interoperables entre sí, lo que conduce a servicios y procesos digitales desconectados dentro de las propias instituciones.
Alinear todas estas dimensiones y procesos es un desafío que requiere de nuevas herramientas para superarlos. Una de estas herramientas es la Arquitectura Empresarial (AE), una disciplina de la ciencia de las organizaciones, que ha ido ganando popularidad. Esta metodología permite, a partir de una visión estratégica de la organización, alinear sus procesos, sus datos, sus aplicaciones, sistemas de información, e infraestructura tecnológica con los objetivos estratégicos del negocio. La AE articula la estrategia de negocio habilitando los cambios de manera efectiva y humana, garantizando que la tecnología cubra la demanda del negocio mientras reduce su complejidad y permitiendo el mejoramiento continuo.
La arquitectura empresarial es análoga a la arquitectura de un edificio, entendiendo que las organizaciones requieren de ciertos elementos fundacionales, y sobre estos elementos se pueden construir distintos planos que deben interactuar y comunicarse para que la totalidad del edificio funcione correctamente. En primer lugar, se llevan a cabo una serie de diagnósticos de cada uno de los pilares a través de talleres participativos, y con base en esto se elaboran “planos” que abordan la Arquitectura de Negocio; la Arquitectura de Información; la Arquitectura de Aplicaciones; y la Arquitectura Tecnológica.
Con esto, las organizaciones proceden a diseñar lo que desean para su futuro, y a construir hojas de ruta con responsabilidades, actividades y proyectos concretos que hagan realidad su visión. El uso de una AE permite generar sinergias, eficiencia y datos de alta calidad para la toma de decisiones de políticas basadas en información confiable, trazable y escalable.
En el marco de una cooperación técnica en 2020 con el Ministerio de Obras Públicas de Paraguay, el BID acompañó un proyecto de AE para mejorar los procesos dentro de la institución, con énfasis en sus Sistemas de Información. Entre muchos otros logros, el proceso permitió documentar y estandarizar los procesos claves de la organización, mejorar la gobernanza de datos y mejorar el uso y despliegue de tecnologías a través de toda la entidad. El valor del ejercicio fue tan significativo que la arquitectura de sistemas de información quedó aprobada mediante una resolución ministerial.
Este caso exitoso de uso de la AE trae lecciones para la región, entre las cuales destacan:
- La interoperabilidad e integración de sistemas de información y gestión a todas las escalas institucionales es clave, aunque sean áreas o departamentos diferentes.
- Se debe implementar un proyecto de gestión de cambio, el cual debe enfocarse en informar, capacitar y motivar tanto a funcionarios como a los usuarios.
- La transformación digital necesita de una gobernanza con responsabilidades claramente definidas en las instituciones para asegurar la sostenibilidad a largo plazo.
- El patrocinio ejecutivo es un factor clave de éxito para impulsar sentido de urgencia y articulación de inversiones, actores, dependencias y procesos.
- El uso de la AE es más que un proyecto puntual para cerrar brechas, es una capacidad que permite a la institución gestionar la evolución y transformación de manera articulada, disciplinada y formalmente estructurada.
La arquitectura empresarial (AE) también ha sido usada por otros sectores y países de la región, y es una de muchas herramientas que ha usado el BID en su misión de acompañar a las organizaciones de transporte en sus procesos de transformación digital.
